Política de tratamiento de datos personales creaciones segar s.a.
Esta política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la ley 1581 de 2012, y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y será aplicada por CREACIONES SEGAR S.A, respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, cesión y de todas aquellas actividades que constituyan el tratamiento de datos personales suministrados a ésta empresa.
El derecho de HÁBEAS DATA es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y le garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Por tanto, CREACIONES SEGAR S.A acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos tanto de clientes, accionistas, proveedores, aliados comerciales y empleados.
1. DEFINICIONES
Autorización: consentimiento que de manera previa, expresa e informada emite el titular de algún dato personal para que la compañía lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la compañía.
Base de datos: conjunto de datos personales.
Dato personal: información que está vinculada a una persona. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
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Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato sensible: aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.
Aviso de privacidad : documento físico, electrónico generado por el Responsable del tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
CREACIONES SEGAR S.A. ubicada en la Calle 79 No. 52D - 134, Itagüí - Antioquia, página web www.fajasmariae.com, correo electrónico info@fajasmariae.com y teléfono (574) 377 18 59.
3. DEBERES QUE TIENE CREACIONES SEGAR S.A. RESPECTO A LOS TITULARES DE LOS DATOS
Creaciones Segar S.A. reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:
a) La compañía deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento.
b) La compañía deberá informar de manera clara y expresa a sus clientes, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga bases de datos el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento. Para ello, la compañía deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. Algunos de estos medios puede ser el envío de mensajes de texto, diligenciamiento de formatos físicos, a través del sitio web fajasmariae.com
c) La compañía debe informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada. d) En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos. e) La compañía debe informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento, dentro de los cuales se podrá tener la página web fajasmariae.com
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f) La compañía, deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en la presente política.
g) La compañía deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.
4. FINALIDADES DE LA RECOLECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
Los datos personales por usted proporcionados a CREACIONES SEGAR S.A. serán almacenados en nuestras bases de datos y serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:
4.1. Con Clientes:
a) Ejecutar la relación contractual existente
b) Proveer los productos requeridos
c) Informar sobre nuevos productos, o sobre cambios en los mismos
d) Ejercer control en la entrega de productos
e) Evaluar la calidad del servicio
f) La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros que conciernan al objeto social de CREACIONES SEGAR S.A.
g) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por CREACIONES SEGAR S.A. y/o por terceras personas.
h) Transmisión, cesión, comercialización y/o venta de base de datos a terceros con fines estadísticos, comerciales, estratégicos y financieros.
i) Compartir bases de datos con empresas afines a CREACIONES SEGARS S.A.
j) Suministrar, compartir, enviar, ceder y entregar sus datos personales que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
k) Atender procesos de auditoría interna o externa.
4.2. Con Empleados, prestadores de servicios y aspirantes:
a) Adelantar procesos de vinculación, ejecución y terminación de la relación laboral y/o de prestación de servicios.
b) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, vinculación laboral y/o de prestación de servicios.
c) Realizar los procesos de afiliación a la seguridad social.
d) Atender procesos de auditoría interna o externa.
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e) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de CREACIONES SEGAR S.A., y/o y terceros, en el evento que dichas compañías requieran la información para efectos contractuales.
f) Suministrar, compartir, enviar, ceder y entregar sus datos personales que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
4.3. Con Proveedores y contratistas
a) Ejecutar la relación contractual existente.
b) Contactar y contratar nuevos productos y/o servicios que CREACIONES SEGAR S.A. requiera para el normal funcionamiento de su operación.
c) Suministrar, compartir, enviar, ceder y entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de CREACIONES SEGARS S.A., y/o terceros en el evento que dichas compañías requieran la información para sus fines.
d) Atender procesos de auditoría interna o externa.
e) Suministrar, compartir, enviar, ceder y entregar sus datos personales que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
4.4. Con accionistas
a) Ejecutar la relación societaria existente. b) Enviar citación a las juntas ordinarias y extraordinarias de accionistas.
5. TRATAMIENTO DE DATOS ESPECIALES
En cuanto al tratamiento de datos sensibles o datos cuyo titular sea un menor de edad CREACIONES SEGAR S.A. adecúa todas las medidas necesarias para su protección y señala lo siguiente:
5.1. Datos sensibles: CREACIONES SEGAR S.A. advierte al Titular de datos sensibles que tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.
5.2. Datos de menores de edad: El suministro de los datos personales cuyo titular sea menor de edad es facultativo, y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor. CREACIONES SEGAR S.A. solamente usará, almacenará y realizará tratamiento de datos personales de menores de edad que sean hijos, descendientes o que dependan o estén a cargo de los empleados o contratistas de CREACIONES SEGAR S.A., y que sean de naturaleza pública. La finalidad de dicho tratamiento será únicamente la de planear y realizar actividades relacionadas con el bienestar personal y familiar de los empleados y los menores. Y la de las afiliaciones como dependiente al sistema de seguridad social. Para tales efectos, CREACIONES
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SEGAR S.A. tendrá en cuenta el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su interés superior y sus derechos fundamentales.
6. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN:
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
7. A QUIENES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACION POR PARTE DE CREACIONES SEGAR S.A. SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACION DE LOS TITULARES DE LOS DATOS:
a) A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a Creaciones Segar S.A.
b) A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.
c) A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia.
8. DERECHOS DE LOS TITULARES.
Los titulares de datos personales manejados por CREACIONES SEGAR S.A por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos de tal manera que se satisfagan los propósitos de ley:
a) Derecho de conocimiento: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el poder de CREACIONES SEGAR S.A., para efectos de consultarlos, cada vez que lo consideren pertinente, o cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
b) Derecho de actualización: El titular de la información tiene derecho a actualizar sus datos personales cuando estos sean parciales, fraccionados o incompletos.
c) Derecho de rectificación: El titular de la información tiene derecho a rectificar sus datos personales cuando aquellos son inexactos o induzcan a error.
d) Derecho de supresión o revocación: El titular de la información podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. No procederá la revocatoria cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanencia en la base de datos.
e) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.
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f) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal.
g) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.
9. AUTORIZACIONES
A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados , Creaciones Segar S.A. requiere de manera libre, previa ,expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.
La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:
Quien es el responsable o encargado de recopilar la información
Datos recopilados Finalidades del tratamiento
Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos
Información sobre recolección de datos sensibles
10. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICION DEL DECRETO 1377 DE 2013
Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9º de la Ley 1581 de 2012, los Responsables del tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener la Autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado en los términos de la Ley. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al titular su manifestación automatizada. La Autorización podrá otorgarse conforme a alguna de las siguientes opciones:(i) Por escrito, (ii) De forma verbal o (iii) Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de manera razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
Si en el término de treinta (30) días hábiles a partir de la implementación del anterior mecanismo, los titulares no contactaron al RESPONSABLE o ENCARGADO para solicitar la supresión de sus datos personales, el RESPONSABLE y ENCARGADO podrán continuar realizando el Tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades previstas e indicadas en la política de tratamiento de la información.
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11. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS
Para ejercer sus derechos como titular podrá contactarnos de lunes a viernes en horario 8:00 am – 12:00 pm y 2:00 pm a 5:00 pm al teléfono (4) 377 18 59 o en nuestras instalaciones ubicadas en la Calle 79 No 52D – 134 Itagüí-Antioquia. También lo puede realizar a través de nuestro correo electrónico info@fajasmarie.com.
Para efectos de una ágil y correcta atención tenga en cuenta que en todos los casos deberá indicar la siguiente información:
a) Nombre e identificación del Titular.
b) La descripción precisa y completa de los hechos que originan el trámite.
c) La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
d) Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer en caso de que los hubiere.
Consultas: Se resolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Reclamos: Cuando se advierta que la información contenida en una base de datos de CREACIONES SEGAR S.A. debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, rectificación o se observe el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales, podrán presentar reclamación a través de cualquiera de los canales de comunicación señalados anteriormente. Una vez recibida la respectiva reclamación CREACIONES SEGAR S.A. contará con el término de diez (10) días hábiles para resolverla, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de que CREACIONES SEGAR S.A, no sea competente para resolver el reclamo presentado, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado. Si el reclamo resulta incompleto, CREACIONES SEGAR S.A, requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél. Una vez recibido el reclamo, CREACIONES SEGAR S.A, incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
12. CESIÓN DE DATOS.
Cuando por motivos contractuales los PROVEEDORES de CREACIONES SEGAR S.A, soliciten la cesión de las bases de datos que maneja la empresa, deberá solicitarlo mediante documento escrito enviado al correo electrónico info@fajasmariae.com o a nuestras
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instalaciones ubicadas en la Calle 79 No 52D - 134, Itagüí - Antioquia; en tal documento deberá expresar de manera clara e inequívoca la necesidad que motiva dicha petición, confirmará que para el uso de esa base datos se acogerá a la política para el tratamiento de datos personales implementada por CREACIONES SEGAR S.A., y hará saber las medidas de seguridad utilizadas una vez sea entregada la base de datos solicitada.
13. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
CREACIONES SEGAR S.A. cuenta con las medidas de seguridad humana, administrativa y técnica para proteger la información de los Titulares, e impedir el acceso no autorizado a sus datos o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de los mismos. El acceso a los datos personales está restringido a empleados, contratistas, representantes y agentes de CREACIONES SEGAR S.A., encargados del tratamiento de los datos personales y/o que necesitan conocer los mismos para desempeñar sus funciones y desarrollar el objeto social de la empresa.
14. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS
Los datos personales incorporados en la Base de Datos de CREACIONES SEGAR S.A, estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades y para permitir el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales. Una vez vencidos estos plazos y según lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, los datos reposarán por un periodo de diez (10) años contados a partir del fin de la relación con CREACIONES SEGAR S.A; posteriormente se procederá con la eliminación de los archivos físicos y/o magnéticos que contengan la información personal, así como los datos personales que figuren en las bases de datos.
Del plazo aquí indicado se exceptúan las bases de datos correspondientes a relaciones de tipo laboral, las cuales deberán ser conservadas durante la vigencia jurídica de la empresa. En caso de liquidación de la sociedad el liquidador deberá entregar a todos los empleados, copia de la historia laboral.
Parágrafo: Una vez cumplidos los plazos aquí estipulados o los plazos dispuestos por ley para la conservación de documentos, CREACIONES SEGAR S.A, procederá con la destrucción física y/o magnética de la información contenida en sus bases de datos.
Si usted no desea que sus datos personales sean utilizados por CREACIONES SEGAR S.A., podrá revocar de manera parcial o total tal autorización de manera expresa e inequívoca, directa, expresa y por escrito bien sea en medio físico o electrónico; o de manera oral, o por cualquier medio o conducta inequívoca que permita concluir de forma razonable que se revoca tal autorización o consentimiento.
En el evento en que usted tenga alguna observación y/o comentario sobre el manejo y uso de sus datos personales, o en caso de que usted considere que la empresa dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables; o no desee seguir recibiendo información relacionada con la empresa, según el presente documento, usted podrá contactarnos a
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través de una comunicación dirigida a la Oficina ubicada en el municipio de Itagüí departamento de Antioquia: Calle 79 No 52D - 134, correo electrónico: info@fajasmariae.com, teléfono: (4) 377 18 59.